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Ai salió de los laboratorios en 2022, y a estas alturas, casi todos han oído hablar de ello. La IA también ha progresado exponencialmente en los últimos tres años. Los expertos han dicho que en unos pocos años, la IA afectará todo, desde la atención médica hasta la lluvia de ideas y más allá. También han declarado que estamos entrando en una era que afectará a la humanidad como nada antes.
Si no emplea IA pronto en su negocio, es posible que no pueda competir. Pero, ¿cómo empiezas? El siguiente estudio de caso trata sobre mi experiencia instalando IA en una pequeña empresa. El objetivo del proyecto es aumentar el valor de la empresa para que pueda estar en condiciones de vender. Decidimos emplear IA para lograr esto.
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Un caso clásico de tratar la propiedad de negocios como un trabajo
La compañía es una pequeña empresa de productos al por mayor. Es una compañía de tercera generación, y tiene una buena marca y reputación.
El dueño del negocio ha estado trabajando noches en los pedidos de procesamiento de almacenes durante 40 años. Él siente que es el único que puede manejar esta función porque es muy complicado. Los problemas a menudo surgen.
Hay un empleado clave que ha estado con la compañía durante 15 años, que se hace cargo cuando el propietario se va de vacaciones.
Nuestra primera tarea fue sacar al propietario del almacén, entregar ese trabajo al empleado clave y hacer que el propietario funcione como CEO.
El propietario era reacio a hacer esto, ya que pensaba que podría perder ingresos. Finalmente tomó la decisión en el quinto mes del proyecto.
El período de adaptación
Después de trabajar noches en el almacén durante 40 años, el propietario necesitaba tiempo para adaptarse no solo a su régimen de sueño sino también a dejar ir su trabajo anterior. Perdimos mucho tiempo empleando IA en la empresa. Sin embargo, sacar al propietario del almacén fue un factor importante para avanzar.
El propietario quería comenzar a usar a su empresa con el procesamiento de pedidos porque ese era el flujo de trabajo principal en la compañía, y le preocupaba que alguien más hubiera asumido después de su mandato de 40 años.
El control de inventario es una función importante en este negocio. Dado que el producto se estropea, necesita entrar y salir del inventario lo más rápido posible. Por lo tanto, la compañía había contratado a un tercero para manejar el control de inventario unos tres años antes de que nos involucráramos. Inmediatamente desarrollamos un diálogo con el tercero, y fueron muy cooperativos. Sin embargo, el contacto principal dejó la compañía, y hubo rumores de que la compañía estaba en problemas, por lo que pusimos el procesamiento de pedidos en espera hasta que estuviéramos seguros de que el tercero permanecería en el negocio.
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El gran pivote
Muy pronto en este patrón de retención, decidimos pivotar para el marketing para poder avanzar. Si el propietario no hubiera sido tan persistente en requerir el procesamiento de pedidos como el primero en emplear IA, habríamos comenzado con el marketing.
Más del 90% de las empresas que emplean la IA comienzan con el marketing. Es rápido y fácil de implementar, y las buenas solicitudes con ChatGPT pueden tener un gran efecto en la mayoría de las funciones sin la necesidad de una automatización compleja. También es una forma gentil de presentar la IA a los empleados. Pueden verlo en acción sin amenazar sus trabajos.
Lo primero que hicimos que hicimos fue desarrollar un plan de marketing específicamente para una pequeña empresa de productos al por mayor. El plan se centró inicialmente en la base de clientes, y la primera tarea fue desarrollar una encuesta de clientes para determinar sus sentimientos sobre los productos y servicios que estaban recibiendo, así como sus deseos y necesidades en el futuro.
Otro gran problema
Inmediatamente encontramos un problema. La compañía nunca había hecho marketing. Tienen alrededor de 200 clientes obtenidos de boca en boca durante sus 80 años en los negocios. En consecuencia, no tienen CRM con la información necesaria para enviar la encuesta. Tenían diferentes listas para diferentes funciones, que tenían diferentes contactos y, a menudo, no había dirección de correo electrónico, y a menudo el contacto que tuvieron no fue el tomador de decisiones.
Se asignaron dos personas administrativas para desarrollar el CRM, y lo harían en su tiempo libre. Finalmente, el propietario contrató a un freelancer de marketing experimentado para ayudar con el CRM y continuar con el esfuerzo de marketing en el futuro.
Es posible que necesitemos reenviar la encuesta a los no encuestados varias veces antes de obtener un número estadísticamente significativo de encuestados para el análisis de datos. Desarrollaremos un plan de marketing detallado basado en los resultados del análisis de la encuesta.
Los rumores sobre los problemas financieros del tercero resultaron falsos, y cuando el plan de marketing se ejecute sin problemas, volveremos a aplicar la IA al flujo de trabajo de procesamiento de pedidos.
También continuaremos entrevistando al propietario para obtener datos para el bot de capacitación y el bot de atención al cliente.
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Lo que aprendimos
La conclusión de este estudio de caso es básicamente una falta de preparación para emplear IA. Pero eso no fue culpa del propietario. No esperaba AI. También era una situación inusual en la que el propietario trabajaba en el almacén durante 40 años, y la compañía nunca había hecho ningún marketing. Este es un ejemplo exagerado de un propietario que trabaja en la empresa y no en la empresa. Si no fuera por su deseo de hacer de su compañía un valor valioso en el mercado, no habríamos hecho el progreso que hicimos.
Prepararse para la IA básicamente está creando un entorno que hace que el empleo de IA sea rápido y sin problemas. La actitud del personal es crítica, al igual que la documentación de los flujos de trabajo de la compañía que se atificarán.
Comprender la importancia de prepararse para la IA puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en la decisión comercial más importante que tomará.
