¿Está buscando consejos sobre cómo disminuir el papeleo? ¡Estás en el lugar correcto! Individualmente, el papel no ocupa mucho espacio, pero una vez que comienzas a acumular cada vez más, puede comenzar a sentirse abrumador.
¿Pierde el tiempo buscando a través de pilas de papel y viejas facturas? Ordenar papel, ¿Buscas ese documento que necesitas? Si es así, probablemente sea hora de desaprobar su papeleo y despejar su espacio.
Siga leyendo para ver nuestras mejores estrategias sobre cómo disminuir el papeleo. Esto lo ayudará a eliminar el estrés y abrumar que cubren la mesa de su cocina, archivos de archivos, escritorios y cualquier otro espacio de su hogar que se haya convertido en zonas de desorden de papel.
¿Qué causa el desorden de papel?
El desorden en papel a menudo es causado por el correo basura y las declaraciones en papel, los documentos de sus hijos, formularios escolares, trozos de pago, recetas, cupones en papel o artículos en papel sentimental. Por ejemplo, si me registro para enviar en papel por correo desde mi banco, recibiré un estado de cuenta en papel todos los meses y terminaré con una pila de extractos bancarios antiguos.
En algunos casos, puede ser causado por sentir que puede necesitar la información más adelante, solo para agregarla a una pila que promete clasificar más tarde. Pero lo más probable es que cuando pienses en clasificar el papel, te abrumas y continúa acumulando.
¿Por qué es importante detectar el papeleo?
Desaltar su vida tiene tantos beneficios probados. Estos beneficios también sean ciertos para desaprobar papeleo. El principal beneficio de clasificar documentos y documentos es para su salud mental y bienestar general y para beneficio de su familia, en el caso de una emergencia.
Desaltar documentos minimiza el estrés y mejora su salud mental
La desaprobación no solo aclara su mente, reduce el estrés y mejora el enfoque, sino que también le devuelve su tiempo.
¿Cuántas instancias has desperdiciado sin fin de tiempo buscando la única factura que se suponía que debía pagar? ¿O el permiso de la excursión de su hijo? ¿O esa invitación de boda a la que necesitas confirmarte?
Una vez que elimine y desarrolle un sistema para mantener un estado sin desorden, ya no tendrá que preocuparse por esas búsquedas estresantes y que pierden el tiempo. Su espacio y mente serán claros para concentrarse en lo que es realmente importante, no en buscar troqueles perdidos de papel.
Druttering Papers mantiene su organizado para sus seres queridos
Si bien a nadie le gusta pensar en ello, puede llegar un momento en que sus seres queridos necesitarán acceder a sus registros en su nombre. Las personas que están incapacitadas o han fallecido todavía tienen facturas que pagar y documentos importantes en sus nombres.
Al desactivar los documentos, particularmente sus documentos financieros, hará que sea mucho más fácil para otros ayudarlo.
Al igual que la compra de seguros de vida lo ayuda a poner los planes correctos para su familia, la desaprobación de su papeleo puede traer la misma tranquilidad.
Ordenar sus documentos puede tranquilizarlo y ayudar a sus seres queridos a lidiar con sus documentos importantes en caso de emergencia.
Cómo disminuir el papeleo y permanecer sin desorden en 7 pasos
Es hora de comenzar a aprender a disminuir el papeleo. No estamos hablando de ordenar un papel callejero aquí o allá; Estamos hablando de deshacerse de mucho! Cuando estás listo para ir a trabajar, aquí están los seis pasos para tomar en Declutter Paper:
1. Cree un plan y tome tiempo para eliminar el papeleo
Puede ser tentador declarar que está harto de su lío de papel de una vez por todas e inmediatamente comenzar a tirar papel.
Eso podría deshacerse de las cosas a nivel de superficie, pero no es una buena solución a largo plazo para desordenar los documentos. En su lugar, prepárese antes de comenzar el proceso. La preparación se ve así:
Recopilando cualquier herramienta que necesite
Recomendamos obtener una trituradora de papel para documentos confidenciales como los estados de venta bancarios antiguos y tres cajas de cartón o carpetas de archivos para separar sus documentos (más sobre eso a continuación).
Si no desea comprar una trituradora de papel, busque dónde pueda llevar sus documentos confidenciales, como un FedEx o una tienda local que los triturará por usted.
Dejando de lado el tiempo en su horario para pasar por todo
El papel de clasificación se realiza mejor de una sola vez si su horario lo permite. Es posible que necesite una tarde entera (o más), por lo que elige intencionalmente un día en el que pueda dedicar suficiente tiempo a ordenar, para que no comience y no termine.
Ponte en la mentalidad correcta
A menudo se pasa por alto, la mentalidad correcta es crucial para el éxito al desactivar los documentos. Puede pensar en el papeleo como solo viejas facturas, pero es mucho más que eso. Los documentos también pueden ser sentimentales, y algunas de esas cosas pueden ser difíciles de dejar de lado, como las recetas familiares antiguas.
Es por eso que es esencial tener la mentalidad correcta para ordenar antes de comenzar. Prepárese para descartar las cosas y dejar ir el pasado.
Una excelente manera de comenzar esto es aclarar su objetivo final. Quizás sea tener un espacio de trabajo tranquilo o más control y comprensión de sus finanzas.
Sea lo que sea para usted, comprenda sus objetivos subyacentes para ordenar y recuérdate esos objetivos mientras pasas por el proceso. Será mucho más fácil mantenerse motivado y dejar de lado lo que ya no necesita si tiene esos objetivos de mente.
Y, recuerde, como escribe el desordenado Guru Marie Kondo, el objetivo cuando la desaprochación de los documentos es deshacerse de casi todo de su papeleo.
Si bien mantendrá algo de papel, la expectativa predeterminada debe ser que se desherá de la mayoría de su papeleo al desaprobar.
Entrar en la tarea con la expectativa de que descartará casi todo es clave para seguir y mantener solo lo que es realmente necesario.
2. Reúna todos sus papeles en un solo lugar
¡Ahora estás listo para clasificar algunos papeles! Primero, reúna cada pedazo de papel que tengas. Eso significa facturas, recibos, tarjetas, cartas, obras de arte, láminas sueltas de papel, notas post-it y cualquier otra cosa por ahí.
Revise su cajón de basura (¡sabes que tienes al menos uno!) Y tu oficina y desenterrar hasta el último papel en tu hogar. Probablemente se sorprenderá de cuánto papel tiene escondido.
Una vez que haya reunido todo, extienda su papeleo en una superficie grande como una mesa de comedor o incluso en el piso si ese es el mejor espacio para usted.
3. Ordene sus papeles
A continuación, es hora de la pieza más lenta del proceso: clasificar el papel. Para eliminar el papel de la manera correcta, tome sus tres cajas o carpetas de archivos y etiquetelas reciclar, triturar y mantener.
Reciclar
Todo lo que es basura, como cupones caducados, recetas, cupones de papel, formularios escolares y cartas que ha leído y está listo para lanzar, entra en la papelera de reciclaje. Si no es esencial, no lo está usando y no lo necesita, entonces deshágalo de él. También puede crear copias digitales para elementos que pueda necesitar en el futuro o que le gustaría conservar por razones sentimentales.
Pizca
Cualquier cosa con información personal confidencial, como su nombre, dirección, número de seguro social o números de cuenta, entra en la pila de trituración. Eso podría incluir declaraciones bancarias antiguas, algunos formularios escolares y paga. Trotarás todo al final, o llevarás ese contenedor a una tienda para que te triture por ti.
Mantener
Lo que planifique guardar se coloca en la contenedor. Si lo estás haciendo bien, ¡no tendrás tanto que conservar! Y tendrá aún menos después de completar el siguiente paso de ser digital.
Asegúrese de crear un sistema de almacenamiento simple donde pueda acceder fácilmente a este documento. También tener una caja fuerte en el hogar es una buena idea. (Nota: Este es un enlace de afiliado, lo que significa que si lo compra, ¡podemos ganar una pequeña comisión que nos ayuda a crecer! Vea nuestras revelaciones para obtener más detalles).
4. Declutter Paperwork al ir digital y sin papel donde sea posible
Una vez que haya ordenado su papeleo y haya decidido qué conservar, determine de qué necesita un original y qué puede digitalizar. Cualquier cosa que le gustaría mantener una copia, pero no necesite el original de, puede escanear y lanzar.
Si no posee un escáner, diríjase a una tienda de copia local o FedEx y puede hacerlo allí. Una vez que todo esté escaneado, asegúrese de etiquetarlo correctamente para que pueda encontrarlo cuando sea necesario y hacer una copia de seguridad de los archivos.
En el futuro, hay muchas maneras de limitar la cantidad de papel que llega a su espacio. Por un lado, puede registrarse para recibir facturas electrónicas y puede pagarlas en línea, en lugar de recibirlas y enviarlas por correo.
¡Esto reducirá en gran medida la cantidad de papel que viene a su casa y la cantidad de papel que necesita digitalizar!
5. Elija e implementen una estrategia de almacenamiento
Por último, decida una estrategia de almacenamiento para los documentos que tiene la intención de conservar. Cómo haces esto depende del tipo de papeleo que tengas.
Por ejemplo, algunas personas tienen archivos médicos extensos y necesitan mantener sus registros fácilmente accesibles para llevarlos hacia y desde citas. Para ellos, sería una buena idea crear una carpeta médica para realizar un seguimiento de todo.
La mayoría de las personas tienen algunos registros financieros importantes que les gustaría mantener. Si usted es uno de ellos, es posible que desee buscar un archivador con carpetas de archivos etiquetadas para almacenar todas sus documentos financieros esenciales, incluidas cosas como testamentos, declaraciones de impuestos y certificados de matrimonio o de nacimiento.
Lo que sea que funcione para usted, guarde calcularse para el final. ¡Simplemente no lo olvide, o su papeleo recientemente descartado podría convertirse en un desastre una vez más antes de que lo sepa!
6. Elija un espacio para el papel entrante
En mi casa, el mayor culpable de desorden de papel es el correo. Desde catálogos hasta revistas y facturas y todo lo demás, el papel puede acumularse en cuestión de días. Una solución simple que decidí fue elegir un lugar de aterrizaje para dejar el correo y otras probabilidades y fines.
Encuentro que si mantengo este tipo de desorden de papel limitado a un lugar específico, es más probable que noten cuándo comienza a acumularse y es más probable que lo clasifique antes de que se acumule.
7. Cuida el papeleo inmediatamente
¿Sigues recibiendo facturas de papel? En lugar de abrirlos, arrojarlos a un cajón y olvidarlos de ellos, cuídalos de inmediato. ¿Cuando su hijo llega a casa después de la escuela con nuevas obras de arte?
Decide en ese mismo momento, ya sea que quieras colocarlo en el refrigerador para la pantalla, escanearlo para la posteridad o deshacerse de él (¡tal vez después de que se vayan a la cama!).
Cuando aborda su papeleo directamente cuando ingresa a su hogar, es menos probable que se acumule y se convierta en un problema. Asegúrese de darse de baja de los servicios que no usa, como revistas y catálogos y, en su lugar, opte por copias digitales.
Consejo de expertos
Al desactivar el papeleo, solo mantenga los documentos que necesita usar de manera regular o que le brinde alegría. Si no lo usas, deshazte de él. Aproveche el enfoque de “reciclaje”, “trituración”, “mantener” para ayudarlo a medida que avanza por su documentación.
Preguntas para hacerse mientras clasifica el papeleo
Entonces, has leído los seis pasos que describen cómo Disegar el papeleo y estás listo para llegar a él. Si alguna vez has intentado ordenar antes y se detuvo, probablemente se deba a que golpeaste un obstáculo.
Los problemas más comunes que enfrentan las personas mientras desorden los documentos son la incapacidad de decidir si conservar o tirar algo y tener problemas para deshacerse de los artículos sentimentales. ¿Qué debe hacer un desastre cuando alcanzan tal punto muerto?
La mejor manera de avanzar cuando está atascado es hacerse las siguientes preguntas:
1. ¿Necesitaré esta información nuevamente?
Mantenga el documento en cuestión solo si su respuesta es una empresa SÍ. Si es un tal vez y todavía no quieres deshacerte de él, escanearlo y luego tírelo.
2. ¿Podré volver a obtener esta información si me deshace de ella ahora?
Si puede acceder a la información nuevamente, ya sea comunicando a alguien, retirando sus registros en línea o de cualquier otra manera, déjela ir. Lo más probable es que no lo necesite nuevamente, pero si lo hace, sabe que puede obtenerlo.
3. ¿Esta información sigue siendo valiosa para mí?
Esta pregunta ayuda más cuando se trata de cosas como manuales o guías. ¿Realmente necesita mantener materiales de capacitación obsoletos de un trabajo antiguo? Probablemente no.
4. ¿Tengo otras cosas similares?
Esta es la mejor pregunta para hacer al clasificar los elementos sentimentales. Quizás en lugar de mantener cada imagen que su hijo dibujó en tercer grado, elija su favorito y descarte a los demás.
Cuando estás desordenando papeles, ¿qué debes conservar?
Antes de comenzar a ordenar, es bueno comprender qué documentos mantener, qué triturar y qué reciclar. Aquí hay algunas pautas que puede seguir:
Qué lanzar vs. Shred
Puede tirar de manera segura cualquier cosa que no incluya ninguna información personal. Cosas como papel de desecho, correo basura, catálogos, recibos antiguos, manuales de productos que puede encontrar en línea y los cupones caducados pueden ir directamente a la papelera de reciclaje. Debes triturar cualquier cosa que tenga información confidencial.
Qué triturar frente a mantener
Así que has decidido que algo es lo suficientemente sensible como para que no puedas tirarlo. ¿Cómo decide si triturar algo o mantenerlo?
Cuando se trata de decidir qué conservar, probablemente la categoría más importante de documentos son sus documentos financieros. Algunos documentos, como un registro de su hipoteca pagada, deben mantenerse para siempre.
Otros, como las declaraciones de impuestos, deben mantenerse durante al menos siete años. Una buena regla es que debe mantener el registro si el contrato o el asunto está activo. De lo contrario, use su mejor juicio al decidir si triturarlo o guardarlo.
¿Cómo se limpia años de desorden de papel?
Si desea limpiar años de desorden de papel, asegúrese de crear tiempo en su horario. Luego, puede comenzar primero organizando su trabajo mediante qué reciclar, qué triturar y qué conservar. Haga un montón de papeleo en el que necesita tomar medidas, luego otra para el papeleo que necesita mantener, otro para triturar y una pila final para reciclar. En general, debe mantener ciertos documentos, como sus declaraciones de impuestos, hasta siete años, ya sea en papel o en forma digital.
¿Cómo dejo de acaparar el papeleo?
La mejor manera de dejar de acaparar el papeleo era cambiar a facturación sin papel, declaraciones, recibos y avisos. La mayoría de los lugares permiten el pago de facturas en línea y los declaraciones sin papel.
Asegúrese de optar por los recibos y declaraciones digitales para evitar que el papeleo se acumule y evite que clasifique el papel más adelante.
¿Cuál es la forma más rápida de eliminar el papeleo?
La forma más rápida de disminuir el papeleo es tirar todo lo que no necesita. Solo mantenga los documentos más esenciales, como certificados de nacimiento y tarjetas de seguridad social. Asegúrese de triturar y reciclar el resto. También puede escanear documentos que pueda necesitar en el futuro y mantenerlos respaldados en la nube.
¿Cómo puedo almacenar documentos sentimentales?
Recomendamos almacenar papeles sentimentales en una caja o álbum Nice Geepsake o incluso hacer un álbum de recortes. Intente almacenarlos en un lugar que le traiga alegría, como una mesa de café o una estantería donde puede revisarlos a menudo, en lugar de dejar que acumulen polvo.
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Ahora sabes cómo disminuir el papeleo. ¡Es tu turno de llegar al trabajo!
La mayor parte del papeleo de desorden se puede hacer en un día. Una vez que haya tomado estos pasos para desaprobar, tendrá un espacio más claro y mente.
¡Probablemente nunca volverás a una vida llena de desorden de papel nuevamente! Pero, si lo hace, sepa que siempre puede tomar otro día, abordar el caos una vez más y comenzar de nuevo.
A medida que aprende a disminuir el papeleo, también aproveche la oportunidad para obtener más información sobre cómo simplificar sus finanzas y su hogar. Ofrecemos muchos artículos excelentes para ayudarlo a organizarse con su dinero y su vida.
