Las opiniones expresadas por los contribuyentes empresariales son propias.
En 2023, Apple reveló un caso de fraude interno grave. Un empleado desde hace mucho tiempo había explotado su acceso a los sistemas de adquisición, desviar los fondos de la compañía, manipular las relaciones de los proveedores y aprobar las facturas falsas. The Fallout: casi $ 19 millones en pérdidas.
Esta no fue una malversación de malversación de Hollywood. Fue lento, tranquilo y desapercibido durante años. Comenzó con confianza y procesos sin control que no estaban construidos para marcar el abuso.
Como empresarios, a menudo pensamos que el fraude interno es un problema de gran empresa. Que no es. Es un problema de sistemas. Si está construyendo una empresa, aquí hay cinco señales de advertencia que sus recursos podrían estar deslizándose a través de las grietas, y lo que puede hacer para detenerlo temprano.
Relacionado: disuadir el trabajo interno. 5 formas de evitar el robo y el fraude de los empleados.
1. Gastos que no coinciden con la función
Si está viendo herramientas o servicios que están siendo expensados por departamentos que no las necesitan, eso es una bandera roja. Una vez vi a un equipo de marketing que regularmente gasta un software de edición de video de alta gama, todo para una persona. Resulta que se estaba utilizando para un canal personal de YouTube.
Este tipo de mal uso a menudo vuela bajo el radar porque no parece robo de empleados. Pero se suma.
Qué hacer: Implemente el seguimiento de gastos basado en proyectos utilizando herramientas como Divvy o Expensify. Use una estructura de código de proyecto jerárquico que vincule los gastos con equipos, campañas y fechas. Revise informes mensuales por categoría para detectar anomalías.
2. Proveedores desconocidos o no verificados
El fraude a menudo se esconde en las listas de proveedores. Los estafadores pueden crear proveedores falsos o manipular las cuentas de proveedores existentes para desviar fondos bajo la apariencia de pagos legítimos. De hecho, más del 60% de las empresas informaron que enfrentaron fraude de pago intento o real, gran parte vinculado a esquemas relacionados con los proveedores como proveedores falsos, facturas duplicadas y facturación inflada.
Qué hacer: Audite su lista maestra de proveedores cada trimestre. Identificación fiscal de verificación cruzada, direcciones físicas (Google Them) y datos de contacto. Herramientas como Tealbook o Apex Portal pueden ayudar a optimizar la verificación. Además, haga cumplir la doble autorización para cualquier nueva configuración de proveedores.
Los proveedores de bandera reciben más de tres pagos en 30 días o aquellos con facturas de número redondo. Estos son patrones en los que los estafadores confían.
RELACIONADO: ‘confianza pero verificar’ es cómo luchar contra el robo y el fraude de los empleados
3. Empleados que evitan la supervisión o las vacaciones
Uno de los signos más ignorados es el comportamiento. Las personas que cometen fraude a menudo insisten en “hacerlo todo ellos mismos” y nunca se despiden, porque temen que alguien más descubra lo que ha estado escondiendo.
Qué hacer: Use permisos basados en roles y requiere una revisión por pares para todas las aprobaciones. Las plataformas como SAP Concur o NetSuite permiten senderos de auditoría y delegación durante la licencia. Gire las responsabilidades clave anualmente y fomente el tiempo de espera obligatorio. No es solo bueno para la salud mental, sino que protege sus sistemas.
Además, fomente una cultura de transparencia. Si su equipo se siente seguro planteando preocupaciones, escuchará sobre problemas mucho antes de que aparezcan en los libros.
4. Transacciones recurrentes que simplemente se deslizan por debajo de los límites de aprobación
Este es inteligente. Un miembro del equipo presenta pagos de $ 4,950 cuando el umbral de aprobación es de $ 5,000. ¿Una vez? Bien. ¿Mensual? Esa es una bandera roja.
Qué hacer: Ajuste los límites de aprobación cada trimestre. Use el monitoreo de la velocidad de transacción en su ERP para marcar a los proveedores o beneficiarios repetidos con facturas de alta frecuencia y bajo valor. Establezca alertas para cualquier persona que intente dividir las facturas o los pagos.
En QuickBooks o Oracle Netsuite, por ejemplo, puede establecer reglas de flujo de trabajo para escalar cualquier cosa con frecuencia inusual o picos de actividad de proveedores repentinos.
5. Documentos faltantes o senderos de papel vagos
Cuando las personas comienzan a “perder” los recibos o enviando justificaciones retroactivas, puede tener un problema. El fraude no siempre se trata de lo que es visible: se trata de lo que convenientemente no es.
Qué hacer: Muévase a un sistema de documentación basado en la nube como Docuware o Zoho WorkDrive. Requiere que se carguen los recibos dentro de las 48 horas de una transacción. Implemente una cadena de aprobación digital y registros de auditoría. Si la documentación se retrasa más de una vez, aumente.
¿Por qué la gente buena se vuelve pícaro?
No todo el mal uso es malicioso. A veces, es presión. El estrés financiero, sentirse por alto o simplemente ver que otros se salen con la suya pueden provocar que alguien justifique las malas decisiones. Es por eso que crear un entorno transparente y justo importa tanto como tener controles fuertes.
Hable sobre la integridad abiertamente. Haga que la ética sea parte de las conversaciones de rendimiento. Y deje en claro que sus sistemas no sean sospechas: se trata de la equidad y la sostenibilidad.
El papel de la tecnología en mantenerse a la vanguardia
Más allá del software de contabilidad, las empresas inteligentes están utilizando:
- Detección de anomalías con IA (por ejemplo, Mindbridge, DataSnipper)
- Paneles en tiempo real Seguimiento de gasto por departamento (por ejemplo, Datails, Cube)
- Bots de aplicación de políticas en equipos Slack o Microsoft que recuerdan a los usuarios las reglas cuando envían consultas relacionadas con los gastos (por ejemplo, cumplimiento.Ai)
No necesitas todo esto. Pero sí necesita sistemas que crezcan con su negocio.
Relacionado: Los 5 escenarios de fraude más comunes para pequeñas empresas
La prevención es más barata que la limpieza
El mal uso de los recursos rara vez comienza con un robo absoluto. Comienza con pequeñas subsidios, supuestos sin control y líderes que están demasiado ocupados para notar.
Si estás leyendo esto, tome una acción esta semana. Ejecute una auditoría de proveedores. Actualice sus políticas de aprobación. Revise sus categorías de gastos. Solo elige uno.
Debido a que la verdad es que es mucho más fácil arreglar una fuga que trapear una inundación.
En 2023, Apple reveló un caso de fraude interno grave. Un empleado desde hace mucho tiempo había explotado su acceso a los sistemas de adquisición, desviar los fondos de la compañía, manipular las relaciones de los proveedores y aprobar las facturas falsas. The Fallout: casi $ 19 millones en pérdidas.
Esta no fue una malversación de malversación de Hollywood. Fue lento, tranquilo y desapercibido durante años. Comenzó con confianza y procesos sin control que no estaban construidos para marcar el abuso.
Como empresarios, a menudo pensamos que el fraude interno es un problema de gran empresa. Que no es. Es un problema de sistemas. Si está construyendo una empresa, aquí hay cinco señales de advertencia que sus recursos podrían estar deslizándose a través de las grietas, y lo que puede hacer para detenerlo temprano.
El resto de este artículo está bloqueado.
Únete al emprendedor+ + hoy para el acceso.
