4 formas de aumentar la eficiencia de su negocio

Cada CEO está familiarizado con el dicho: “El tiempo es dinero”, y la filosofía que perdió el tiempo afecta el resultado final. Con esto en mente, los dueños de negocios a menudo luchan por la máxima eficiencia, evaluando cada minuto perdido, cada tarea redundante y cada distracción que dificulta el crecimiento.

El problema es que la mayoría de las estrategias que tienen como objetivo aumentar la eficiencia descuidan un aspecto crítico: que las personas son humanos, no robots.

El mejor enfoque de productividad no simplemente optimiza el tiempo y la velocidad: funciona con la naturaleza humana. Es decir, nuestras tendencias naturales para distraerse, ser olvidadizas y sentirse desmotivadas.

El bloqueo de tiempo y las herramientas de automatización ayudan, pero no son la solución completa. Aquí hay algunos procesos centrados en los humanos para aumentar su productividad que realmente funcionan.

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1. Establezca tus postes de portería

Las tareas pueden sentirse desmotivadoras si no están vinculadas a un resultado tangible y significativo. Establecer postes de objetivos para lo que está buscando lograr, en qué plazo y por qué razón lo ayudará a mantenerse motivado para lograr el resultado final.

Piénselo: su resolución de Año Nuevo para resolver más probablemente no fue impulsada por un deseo de registrarse en el gimnasio, pero para lograr su peso de objetivo, sentirse más saludable, reducir el dolor, etc. De manera similar, las tareas de trabajo en su lista de tareas probablemente surgieron con la idea de lograr objetivos específicos en su negocio.

Para mejorar la productividad, vincule cada una de sus actividades a un resultado deseado, ya sea que esté generando nuevos negocios, reducir los costos generales, ahorrar tiempo, mejorar la calidad del producto, etc. Entonces, cualquier tarea que no esté vinculada a un resultado tangible puede ser un candidato viable para ser eliminado de su lista de prioridades.

2. Crea una zona libre de distracciones

Hay muchos estudios acreditados que analizan la correlación entre el entorno laboral y la productividad. Por ejemplo, un estudio realizado por el investigador Miikka Palvalin descubrió que los cambios en el entorno laboral pueden afectar negativamente la capacidad de concentrarse y ser productivos.

Por otro lado, un espacio de trabajo sin distracciones ayuda a facilitar el enfoque, la productividad y la mejor gestión del tiempo.

Ahora, ya sea que trabaje desde casa, en ubicaciones remotas o en una oficina, es probable que haya algunas formas en que cree una zona libre de distracciones. Incluso pequeños ajustes, como minimizar el desorden, controlar el ruido o establecer límites con compañeros de trabajo y/o familia, pueden tener un impacto sustancial en su capacidad de funcionar en su mejor momento.

Puede ser útil crear un área de trabajo designada (especialmente si trabaja desde casa) para indicarle a su cerebro que es hora de concentrarse. Optar por una configuración ergonómicamente sólida puede ayudar a mitigar la incomodidad física, lo que también puede distraer. ¡Además, algunos estudios sugieren que las plantas y la iluminación natural pueden mejorar el estado de ánimo y el enfoque!

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3. Obtenga honesto sobre los desperdicios de tiempo repetitivo

Una fuente significativa de estrés para los empresarios no está utilizando el tiempo de manera eficiente y luego se está quedando sin tiempo para completar las tareas que importan. Todos somos vulnerables a quedar atrapados en el “trabajo ocupado”: tareas repetitivas y que pierden el tiempo que agregan poco valor y nos distraen de nuestros objetivos más grandes.

La clave para superar este desafío es reconocer dónde se está desperdiciando su tiempo y tomar medidas deliberadas para eliminar, delegar o automatizar esas tareas.

Primero, haga una “auditoría” de su tiempo, rastreando sus actividades diarias y cuánto tiempo dan para completar. Me gusta usar una herramienta como Toggl para registrar mi tiempo durante todo el día. Te sorprenderá cuánto tiempo se dedica a tareas misceláneas, reuniones innecesarias y verificaciones de correos electrónicos.

A continuación, tome un balance de qué tareas están consumiendo la mayor cantidad de tiempo, si estas tareas lo acercan a sus objetivos (o no) y si son mejor que sean delegados o automatizados.

Esto se relaciona con el principio de Pareto, en el que identifica el 20% de las tareas que impulsan el 80% de sus resultados, y luego elimina el resto. Si una tarea no requiere su participación o entrada directa, puede delegarse a otra persona en su equipo, por llave y automatizada o eliminada por completo.

4. No se complicen demasiado, automatice

Los dueños de negocios de hoy tienen más herramientas de las que sabemos qué hacer cuando se trata de racionalizar los procesos comerciales, automatizar tareas y liberar tiempo. Si bien puede requerir algo de tiempo de aumento para poner en su lugar el sistema, hacerlo le ahorrará mucho tiempo en el futuro.

Si no es una persona de proceso, le recomiendo que consigue a alguien en su equipo (o contratando a un consultor) para construir el sistema por usted. Vale la pena la inversión.

Primero debe determinar qué puede (y debería debería ser) automatizado. Mapee sus flujos de trabajo actuales, identificando las tareas requeridas, las herramientas o los miembros del equipo requeridos y cualquier ineficiencia en el proceso. Puede ser útil crear un diagrama de flujo visual de cada proceso en su organización.

Por ejemplo, digamos que desea optimizar el proceso de admisión de clientes potenciales, que anteriormente se basaba en el esfuerzo manual de su equipo de ventas (para llamar, registrar y hacer un seguimiento con los clientes potenciales). Un nuevo proceso automatizado puede parecer:

• Un visitante aterriza en su sitio web y llena un formulario de contacto

• Esto desencadena una captura automática de plomo en su CRM

• El sistema asigna un puntaje de plomo y segmentos el prospecto

• Esto envía un correo electrónico de seguimiento personalizado

• Se notifica a su equipo de ventas si el líder cumple con los criterios de alto valor

De esta manera, todos eliminan la necesidad de un esfuerzo manual de usted o su equipo, toda la información de los principales se captura de manera efectiva y no hay oportunidades que pasen por las grietas.

Hay muchas maneras de reducir el estrés y aumentar la eficiencia en su negocio, siempre que identifique las brechas, establezca objetivos realistas y dependa de la fuerza de su equipo. Esto le da más tiempo para concentrarse en el trabajo que importa y atacar ese envidiable equilibrio entre el trabajo y la vida.

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