Esta habilidad pasada por alto te convertirá en un líder más impactante

Cada libro de liderazgo y programa de capacitación enfatiza las mismas habilidades básicas: inteligencia emocional, visión, comunicación y toma de decisiones. Pero una habilidad crítica rara vez hace la lista, a pesar de que en silencio pero determina directamente qué tan bien se entiende, ejecuta y recordará directamente el mensaje de un líder: la escritura.

No escribir en el sentido literario, como elaborar novelas o trabajos de investigación, sino el tipo de escritura que dirige las organizaciones. El correo electrónico que atraviesa la ambigüedad y llega directamente al grano, o al memorando de toda la empresa que inspira e informa. El documento de estrategia tan bien estructurado que elimina el debate, aclara la dirección y crea la aceptación antes de que comience la reunión.

Este tipo de escritura es la columna vertebral del liderazgo en un mundo donde más de la mitad de una semana laboral típica se gasta en comunicación escrita, ya sea por correo electrónico, holgura, informes, publicaciones de LinkedIn o presentaciones formales. Sin embargo, a pesar del papel integral que la escritura juega en la alineación, ejecución y conformación de la comunicación en todos los niveles de una organización, sigue siendo una habilidad de liderazgo infravalorada.

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Por qué los líderes pasan por alto la escritura como una habilidad importante, y por qué es un error

La escritura a menudo se descarta como algo que cualquier profesional competente ya debería saber cómo hacer. Sin embargo, los ejecutivos son profesionales ocupados que constantemente son arrastrados en un millón de direcciones, y muchos de ellos escriben la forma en que piensan: dispersos y desorganizados. Crean confusión innecesaria escribiendo la forma en que hablan en lugar de la forma en que la gente lee.

El costo de desestimar los efectos de la mala comunicación escrita es enorme. Casi 9 de cada 10 líderes empresariales han experimentado de primera mano el impacto adverso de la mala comunicación en el trabajo, ya sea a través de mayores costos (45%), plazos perdidos (39%), reputación de la marca erosionada (34%) o disminución de la productividad (28%).

La buena escritura no necesariamente significa gramática o elocuencia perfecta, aunque eso sí ayuda. Sin embargo, lo que es más importante en la escritura es la precisión: Decir exactamente lo que hay que decir, en unas pocas palabras como la claridad lo permite, y hacerlo de una manera que no deja espacio para una mala interpretación.

Los líderes que escriben bien conducen mejor. Sus equipos no pierden el tiempo dudando o necesitando hacer un seguimiento de las instrucciones. Si bien gran parte del liderazgo se trata de tomar las decisiones correctas, más depende de garantizar que esas decisiones se entiendan, adopten y ejecuten. Eso se basa, mucho más de lo que la mayoría de las personas se dan cuenta, en la fuerza de la comunicación escrita de un líder.

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Cómo los líderes pueden mejorar su escritura

Para aquellos en puestos de liderazgo, la escritura efectiva significa claridad, precisión e impacto. Así es como los líderes pueden evitar malentendidos, acelerar las decisiones e impulsar la alineación a través de su comunicación escrita:

1. Pre-escritura

El primer paso para mejorar su escritura es refinar su pensamiento antes de comenzar. Si el mensaje no está claro en su mente, no está listo para distribuirlo a una audiencia. Antes de redactar un correo electrónico, memo o informe, identifique los puntos centrales de lo que necesita comunicar:

• ¿Quién es mi audiencia y qué necesitan saber?

• ¿Cuál es la estructura más efectiva para presentar esta información?

• ¿Cuáles son las conclusiones esenciales que necesito para entender el destinatario?

• ¿Qué acción o comprensión debe crear esto?

• ¿Cuál es el mejor canal de comunicación para este mensaje (correo electrónico, holgura, mensaje de texto, comentarios verbales, llamada telefónica o reunión de video) basado en la urgencia y la complejidad?

Al aclarar su mensaje antes de comenzar a escribir, se asegura de que su comunicación esté enfocada y libre de ambigüedad.

2. Manténgalo conciso sin sacrificar la claridad

Una vez que la idea central es clara, el próximo desafío es lograr el equilibrio adecuado entre brevedad y comprensión. Muchos líderes caen en dos extremos: complicar su mensaje con complejidad innecesaria y redundancia o simplificación excesiva hasta el punto de vaguedad.

La escritura densa y pesada de jerga hace que sea más difícil para los equipos extraer puntos clave. Pero ser demasiado breve es igual de problemático. Un correo electrónico apresurado de dos oraciones disparó como un mensaje de texto (por ejemplo, “Discutamos esto pronto”) Puede sentirse eficiente, pero sin suficiente contexto, crea un trabajo adicional, lo que obliga a los destinatarios a hacer preguntas de seguimiento o, lo que es peor, hacer suposiciones incorrectas que conducen a errores.

La escritura fuerte es concisa pero completa, eliminando cualquier cosa que confunda el mensaje mientras conserva las partes esenciales.

3. Dale a tu mensaje una estructura clara

Escribir sin estructura es como hablar sin pausas: las ideas se difuminan y se pierde el significado. La mejor escritura guía al lector sin esfuerzo de un punto a otro.

Para lograr esto, cada pieza de escritura debe seguir una jerarquía clara:

• Comience con el punto principal: Los lectores deben comprender el mensaje clave de inmediato, no tener que buscarlo en el medio de un párrafo.

• Desglose la información en secciones claras: Use párrafos cortos, puntos de bala o encabezados para que el contenido sea fácil de escanear.

• Asegurar una progresión lógica: Cada oración debería conducir naturalmente a la siguiente, ayudando al lector a seguir su proceso de pensamiento sin confusión.

La escritura desordenada y desorganizada obliga a las personas a trabajar más duro para comprender su mensaje. Y en el liderazgo, cuanto más difícil sea procesar, menos probable es impulsar la acción.

4. Revise y revise en consecuencia

Un primer borrador rara vez es el mejor borrador: la mejor escritura ocurre en revisión. El primer borrador es para ideas; El segundo es para claridad.

Leer un mensaje en voz alta a menudo revela lo que el ojo pasa por alto: frases incómodas, complejidad innecesaria o oraciones que obligan al lector a trabajar demasiado duro. Si una oración se siente torpe cuando se habla en voz alta, será tan torpe cuando se lea.

Para refinar su escritura, concéntrese en estas mejoras clave:

• Simplifique oraciones innecesariamente complejas: Corte el exceso de palabras y reemplace la jerga con un lenguaje claro y directo.

• Asegúrese de que cada oración (y cada palabra) tenga un propósito.

• Aclarar las expectativas: Elimine cualquier ambigüedad que pueda conducir a una mala interpretación.

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Para los líderes, escribir bien no significa sonar impresionante. Significa hacer que las ideas, las decisiones y las expectativas sea inequívocamente clara. La influencia de un líder depende de su capacidad para ser entendido por las personas que lideran.

Si desea elevar su liderazgo, comience con poco. Mejorar un correo electrónico a la vez. Antes de enviar su próximo mensaje, pregúntese: ¿Esto dice exactamente lo que necesito para decir, lo más claramente posible? Dominar la escritura clara no solo mejorará sus comunicaciones diarias, sino que lo convertirá en un líder cuyas palabras ofrecen un impacto.