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Si bien puede sentirse cómodo trabajando con métodos de contabilidad en papel, el futuro está aquí. Software de contabilidad digital y sin papel está en aumento, y muchos inquilinos prefieren una forma en línea de recibir facturas y recordatorios.
La transición de la entrada manualmente de información a un sistema sin papel ayudará a su empresa a retener las ganancias, reducir los errores, ahorrar tiempo y tener la oportunidad de escalar su negocio en crecimiento con el software basado en la nube.
Este artículo explorará el cambio al software de seguimiento de propiedades sin papel y cómo puede ayudar a llevar su negocio a la era digital.
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¿Por qué cambiar al software de contabilidad sin papel?
La contabilidad de papel manual puede conducir a pequeños errores que se acumulan con el tiempo. Este efecto de bola de nieve de pequeños errores come en sus ganancias y su tiempo. Aquí hay algunos beneficios de cambiar al software de contabilidad:
Automatización
Imagine eliminar todo el número mundano de numérica y reducción de lápiz para un sistema eficiente y automatizado. Los sistemas digitales pueden generar y enviar facturas a los inquilinos, enviar recordatorios de pago de los inquilinos y conciliar las transacciones bancarias con registros contables a medida que ocurren. Más automatización significa menos errores, lo que puede ahorrar valiosas ganancias para su negocio.
Reducir los costos
Sin papel, ya no tiene que pagar la tinta, las impresoras y otros suministros que tienen que mantener todos sus archivos en los archivadores. Mantener estos registros en la nube no solo los mantendrá más seguros, sino que también es más barato. Con menos espacio necesario para sus archivos físicos, es posible que tenga la oportunidad de alquilar un espacio de oficina más pequeño o deshacerse de su oficina por completo. Esto podría reducir los costos de trabajo y espacio de oficinas.
Elimina los errores
Un sistema digital elimina los molestos errores que vienen con números manualmente que cruje manualmente. El software en línea indica cualquier entrada duplicada o incorrecta mientras coloca los números en el software, y las deducciones, descuentos y totales terminan sin errores. Si tiene facturas o gastos incompletos que exceden sus límites preestablecidos, obtendrá una alerta. Todos estos esfuerzos ayudan a reducir errores potencialmente caros que todos los humanos inevitablemente cometen.
Potencial para crecer
Escalar sus procesos comerciales es algo en lo que todos los propietarios de negocios necesitan pensar a medida que su negocio crezca. El almacenamiento en la nube es ilimitado: si necesita más almacenamiento, puede comprar más a medida que avanza. También tiene la capacidad de conectar herramientas como las necesita. Por ejemplo, los CRMS, las pasarelas de pago, los sistemas fiscales y otras herramientas están disponibles dependiendo del software de contabilidad que elija.
Los sistemas digitales son fácilmente escalables, mientras que los sistemas de papel pueden ser más difíciles de crecer.
Comunicaciones y beneficios del cliente
La comunicación del cliente debe ser uno de sus principales objetivos como propietario de un negocio. Sus clientes son todo su negocio, por lo que la implementación de un nuevo sistema solo debe considerarse si promoverá ese objetivo. Con un sistema automatizado, los inquilinos pueden optimizar sus documentos, como contratos, informes y facturas.
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El proceso de transición
Si bien la transición a una plataforma digital después de ejecutar su negocio en papel puede parecer abrumador, tomar este proceso paso a paso es la mejor manera de superar una tarea tan grande.
1. Determine sus necesidades comerciales actuales
Pregúntese, ¿qué no está haciendo mi proceso actual por mí? ¿Qué mejoraría mis procesos existentes? ¿Cómo puedo pasar más tiempo trabajando en nuevas formas de ganar dinero en lugar de en tareas de contabilidad mundanas y tediosas? Si tiene ciertas tareas que están completamente en papel, como mantener registros de impuestos físicos o imprimir facturas, establezca objetivos claros para no ir en papel y recuerde por qué está tratando de alcanzar esos objetivos. La contabilidad sin papel es más segura, más rentable y más rápida.
2. Elija el sistema correcto
Tenga en cuenta que la era digital trae a las empresas que desean capitalizar la tendencia de ir sin papel sin ofrecer mucha funcionalidad. Es de vital importancia que la plataforma que elija sea fácil de usar y escalable y se integre con sus sistemas existentes. Recuerde que este cambio es ayudar a su negocio, no agregar otra tarea ardua.
Un gran software de contabilidad de propiedades de alquiler es LEDGRE. Ledgre es una de las mejores opciones de software de propiedades de alquiler e incorpora muchos de los procesos que la mayoría de las compañías de alquiler ya participan manualmente, como el seguimiento de los ingresos y los gastos, los informes fiscales individualizados y otros informes de seguimiento financiero.
3. Escanear y transferir documentos
Tenga cuidado al escanear los documentos existentes. Use un escáner de alta calidad para garantizar la claridad y organizar cada conjunto de documentos de acuerdo con su estructura de almacenamiento. Comience con los documentos más importantes como documentos fiscales y estados financieros, luego documentos grupales por categoría. Después de escanear y transferir sus documentos con éxito, elimine los documentos físicos. Es una buena idea mantener documentos críticos como documentos legales o regulatorios, pero recuerde triturar documentos que contengan los datos confidenciales de los inquilinos.
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No permita que la perspectiva de cambio le impida cumplir con el máximo potencial de su negocio. El aumento de sus ganancias de alquiler comienza con un fuerte sistema de mantenimiento de registros y seguimiento financiero. Las filas interminables de archivadores y clips son una pesadilla cuando la temporada de impuestos se extiende, por lo que para maximizar las deducciones y las pérdidas de seguimiento de manera efectiva, realice el cambio.
